断り方はビジネスの評価を大きく左右する!関係を壊さない伝え方とは

断り方はビジネスの評価を大きく左右する!関係を壊さない伝え方とは

取引先に提案を断られた時、「もっと別な表現があるのでは?」
と、相手への信頼が揺らいだという経験はありませんか?
提案の断り方に気を遣う必要はないという考え方は、信頼を失う可能性を潜ませています。

「いえじかん」では断り方と人間関係の関わり、さらにビジネスとの関わりについて徹底解説していきます。
相手の提案を断らなければならない、でも人間関係を良好に保ちたいビジネスマンは例文を参考にいくつかのバリエーションを準備しておきましょう

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ビジネスシーンで役立つ断り方のマナー

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相手からの提案を断らなければならない時の具体的な言い回しを把握していく前に、ビジネスマンが備えておくべきマナーから学んでいきましょう。
言い回しだけを意識するよりもマナーを心得ることで、電話やメールなどの手段を問わず相手の気持ちを配慮していることを表現できる対応を習得できます。

断りの意思をはっきりと伝える

ビジネスシーンで意識すべき1つ目のマナーが、断りの意思をはっきりと表現することです。
交渉事においては相手の気持ちを配慮した丁寧な断り方が求められます。

しかし、その意識が強すぎるあまり、結論を有耶無耶にしてしまう方も多くいます。
このような態度は印象こそ崩さないものの相手の仕事に影響を与えてしまう可能性があります。

さまざまな言葉を用いた上で、断りの意思を伝えることをゴールに設定しましょう。

言葉遣いには細心の注意が必要

具体的な用い方は後述しますが、言葉遣いに注意を払うことも社会人としてのマナーと言えます。
「お断りします」と「遠慮いたします」では、相手の受け取り方が違うことは分かりやすい例でしょう。

ビジネスにおいて断ることで崩れてしまう人間関係には、デメリットしかありません。
断りながらも次の機会を伺えるような関わりを維持するためには、正しい言葉遣いが求められます。

相手との関係を壊さない断り方の基本3ステップ

相手 関係 壊さない 断り方 基本 ステップ

さまざまな断りのレパートリーを準備しておくことも重要ですが、そのシチュエーションになるとうまく活用できないというケースもあります。
そんな場面に対応するためにも、適切な断り方をいつでも表現できる基本の3ステップについても学んでおきましょう。

感謝の気持ち、断る理由、代替案の3つを伝えることを習慣化してしまえば、自然と望ましい人間関係を構築できます。

【その1】依頼や誘いに対する感謝の気持ちを表現

日々仕事の追われているビジネスマンの中には、わざわざ声をかけてくれているという感謝の気持ちを忘れてしまっている方も多くいます。

「自分に依頼が来るのは会社同士の付き合いだから」と考えることもできますが、少なからず何かしらの期待があることは間違いありません。

同じ部署の中で自分に依頼をしてくれていることに幸せを感じながら、まずは感謝の気持ちから表現することを意識しましょう。

【その2】なぜ断るのか理由を伝える

断るにはそれなりの理由が必要であることも意識しましょう。
社会人としてのマナーを踏まえられていないという点も問題ですが、相手がこちらの状況を理解できないという問題に着目すべきです。

忙しい日常を過ごすビジネスマンは「なぜできないのか?」という予想できる問い合わせには、事前に対応しておくべきでしょう。

【その3】代替案を提示する

ビジネスシーンに限ったことではありませんが、代替案は出来る限り具体的に提示することが重要です。
対応できないという断りの文言だけでなく、「◯日頃であれば対応可能です」といった表現を用いることで、出来る限り力になりたいという姿勢を表現できます。

シーン別に詳しく解説!断り方の例文を紹介

シーン別 詳しく 解説 断り方 例文 紹介

断る際の社会人としてのマナーや、関係を壊さないためのステップなどを踏まえてシチュエーションごとの例文を確認していきましょう。

今回は上司からの仕事の依頼・食事や飲みの誘い、取引先からの仕事の依頼にメールを使って断るシーンについて解説していきます。

上司からの仕事の依頼を断る場合

上司 仕事 依頼 断る

上司からの仕事の依頼を断る際の例文は下記の通りです。

  • お疲れ様です。ご依頼いただいた仕事についてですが、別業務の完了見込みが◯日であり、それ以降であれば対応できます。お声がけいただいたのに申し訳ありません。

上司からくる仕事の依頼に関しては、基本的に感謝の気持ちを伝える必要はありません。
また、上司との距離感を文面に反映させることも大切です。

無礼のない表現として例文を用いることをおすすめしますが、上司の性格や人柄によっては「結論だけでいい」という注文が入ることも考えられます。

上司からの食事や飲みの誘いを断る場合

上司 食事 飲み 誘い 断る

上司からの食事や飲みの誘いを断る際の例文は下記の通りです。

  • お声がけありがとうございます。参加させていただきたい気持ちはあるのですが、生憎◯日期限の仕事に目処が立っていないため不参加とさせていただきます。またの機会によろしくお願いします。

上司からの声がけという点は共通していますが、食事や飲みの誘いを断る際にはお礼を表現することがマナーです。
上司のストレス発散を目的に開催されることもありますが、基本的には気遣いで開催されるのが社内での食事や飲み会です。

「他の社員と仕事以外の話をする場に参加して欲しい」という意図が隠されているため、お礼から表現することがマナーとなるわけです。

取引先からの仕事の依頼を断る場合

取引先 仕事 依頼 断る

取引先からの仕事の依頼を断る例文は下記の通りです。

  • わざわざご連絡をいただきありがとうございます。見積もりを拝見し、細かな点まで気配りが行き届いていることに驚きました。ただし、弊社で想定していた金額を超過してしまっている状況です。◯万円以下という条件で、再度見積もりをいただけますでしょうか?

提案をいただいている取引先に断りの意思を伝えなければならないケースでは、前述の依頼に関する感謝・対応出来かねる理由・代替案の提示を盛り込む必要があります。

また、断りの意思を表現してはいるものの、お断りいたしますという明確なワードを用いないことも重要です。
例文で紹介したような代替案を提示して次の連絡を待つという状況を作ることで人間関係を崩さず、次の提案を受けられる状態を維持できます。

角を立てずに断る2つのポイント

角を立てず 断る ポイント

ビジネスシーンではどんな状況でも、角を立てずに断るスキルが求められます
もちろんすべての人間関係を良好に保たなければならないというわけではなく、こちらが信頼できない担当者をあえて遠ざけるという選択も必要です。

ただし、その選択は誰が相手でも不快にさせない断り方を備えた人だけの専売特許と言えます。
まずは、断らなければならないシーンで、角を立てない言い回しを身に着けていきましょう。

【その1】相手の心情を察して丁寧に断る

まずは、相手の気持ちや期待を汲み取るスキルが必要です。
ビジネスマン中にはこのようなスキルがなく、依頼をかけられることが当然と考えてしまっている方も珍しくありません。

そのような勘違いをしてしまっている方は早めに信頼を失ってしまい、力になって欲しいと感じた時に頼める人がいないという状況を作ってしまいがちです。
相手の気持ちを汲み取り、断らなければならない状況を詫びるくらいの意識をもちましょう。

そうすることで断ってはいるもののまた新しい提案をしたいと感じてもらえ、長期的な目線でメリットを手にできるわけです。

【その2】手に負えない要求にはデメリットを語る

上司や取引先からの依頼が手に負えないケースでは、デメリットを伝えることで引き下がってもらうという断り方が有効です。

締切が早すぎる依頼だった場合には「◯日までのご希望ですと超過してしまう見込みが高くなっており、結果としてご迷惑をかけるかと存じます」と表現しましょう。

判断を誤ってしまう方も珍しくありませんが、状況の確認をせずに手に負えない要求をしてくるのは先方のスキル不足であり、こちらが詫びるものではありません。

ただし、ビジネスマンとして丁寧さを欠くことはマナー違反となるため、「結果的に相手が困ることになる」ことを伝えてあげましょう。

また上記の表現を用いることで、あらためて対等な関係を構築することも可能です。
相手のデメリットになってしまうことを伝えることで期限を伸ばす、強行突破するという先方の意向を確認した上で引き受けたという事実を作り上げることができます。

覚えておくと便利なお断りフレーズ

覚えておく 便利 お断り フレーズ

人間関係を正しく構築するために、いつでも使える便利なフレーズをいくつか準備しておきましょう。
所属する部署や会社を問わず、社会人としてのスキルアップに活用できます。

「〜いたしかねます」

1つ目のいつでも使える便利なお断りフレーズが〜いたしかねますです。
前述の通り断りながら良好な人間関係を構築するためには、「相手の力になりたいと考えている」という気持ちを伝えることが先決です。

「〜いたしかねます」には引き受けたいが、出来ないという前向きなニュアンスを汲み取ってもらえる便利なフレーズです。

「今回は遠慮をさせていただきます」

今回は遠慮をさせていただきますもビジネスマンであれば、備えておきたい便利フレーズです。
「今回は」を文頭に付け加えることで承諾できないが次回は…という意思を表現できる文章に仕上げられます。

また、断らなければならない理由と「遠慮をさせていただきます」をセットで使用することで、しっかりと検討したという印象を与えられます。

「お役に立てず申し訳ありません」

こちらの都合やスキル不足を表現するには、お役に立てず申し訳ありませんという表現が適切です。
力になりたいのはやまやまだけど…という気持ちを伝えられ、印象をぐっと引き上げられるという効果を期待できます。

こちらの記事では魔法の言葉を紹介しています>>先の予定は入れたくない!断り方とスグ真似できる魔法のフレーズ5選

 

自分が断られた場合の対応について

自分 断られた 対応

人間関係に困らないビジネスマンになるために、自分が断られる側に立たされた時のシミュレーションもしておきましょう。
自分の提案を断られるという事実は誰もが避けたいものですが、その後の対処がビジネスマンの出来を左右します。

お断りの連絡には必ず返信する

自分の提案が断られた場合でも必ず返信を行ないましょう。
基本的に断っている側も苦々しい思いを抱えながら、断りの連絡をしてくれています。

そんな相手の気持ちを理解していることを表現できれば、お互いの距離が一段と近くなるでしょう。

再度依頼はせずに断念する

先方から「◯日までなら可能」「◯万円以下なら可能」といった代替案が提示されない場合には、交渉や再度依頼をかけることは控えるべきでしょう。

社内で検討をした上での判断だと理解し、次のチャンスをものにできる準備をすることに専念すべきです。

まとめ

 

ビジネスマンの仕事には断り方が大きく関与しています。
提案してくれている相手の気持ちを汲み取った断り方が出来ているかを再確認してみましょう。
あまり意識していないという方は、日頃のやり取りを再考することをおすすめします。

電話や訪問営業を断る時も、断り方が重要です。
こちらに、電話&訪問営業を丁寧に断る方法についてまとめました。
ぜひ、参考にしてみてください。