仕事のお誘いには断り方のルールあり！ビジネスで使える断り方5選
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送る「執拗な誘いに困惑してしまった」「適切な断り文句が思い浮かばなかった」など、仕事上の複雑な人間関係に対処しきれなかったという経験は誰もが持っていることでしょう。
スパッと断ってしまいたい場面でも、仕事となると適切な表現を問われることになります。
「いえじかん」ではそんな場面に対応するために、ビジネスに使える断り方5選を紹介していきます。
ぜひ、社会人としての教養を身に付け、相手の気分を害さないコミュニケーション術を磨いていきましょう。
仕事関係の誘いや依頼を断るには
ビジネス上で必要とされる断り方には、相手の好意を汲み取っていることを表現するスキルが求められます。
仮に「データの修正をお願いします」という依頼を受け、「忙しいのでできません」という表現を用いてしまっては、相手がもう一度頼もうと思うことはないでしょう。
どんなに忙しくても相手の気持ちを推し量った断り方ができることが、社会人としての教養です。
友達からの誘いと同じ断り方ではもちろんNG！
前述の通り、相手の気持ちを汲み取った断り方が求められるため、友達と行うコミュニケーションとは明確に区別すべきでしょう。
友達からの誘いに関しては「忙しいからまた声かけて」くらいで構いませんが、ビジネス上の付き合いでは自己都合と解釈されてしまいます。
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【基本ルール5選】ビジネスで使える丁寧な断り方！
ビジネスではそのシチュエーションごとに、断り方を選択する必要があります。
同じ取引先からの依頼や誘いでも仕事の依頼と飲み会の誘いでは、正しい断り方も異なってくる訳です。
ただし、その選択はいくつかの定番とされる断り方を把握していれば、使い回しで問題ありません。
まずは、丁寧な断り方の基本ルールから把握していきましょう。
【その1】定番フレーズで残念な気持ちを伝える
基本ルールの1つ目は、定番フレーズを使用して残念な気持ちを伝えることです。
このルールを認識していることで、相手と同じ気持ちを持っていることを表現しながら断るという社会人としての土台を作り上げられます。
また、定番フレーズとして、下記の2パターンを把握しておきましょう。
- 残念ではございますが、お断り申しあげます。
- せっかくいただいたお申し出ですが、お気持ちだけありがたく頂戴します。
【その2】誘いを受けられない理由を伝える
相手の気分を害さずに断るためには、誘いを受けられない理由を提示することも有効です。
特に常日頃からお世話になっているような間柄では、自分の都合を軽く記載しておいたほうが無難でしょう。
ただし、仮にスケジュールが合わせられないといった状況でも細かく伝える必要はなく、一度検討したことが伝わる程度がベターです。
【その3】やわらかな表現の言葉を使って断る
ビジネスシーンでどうしても相手の誘いを断らなければならない場合は感情を伝えながら、受け入れやすい表現を使用することも検討しましょう。
同じ文面でもメールと対面で感じ方が違うように、同じ気持ちを伝えるのにも適切なワードが存在します。
【その4】対面している場合は表情も加える
電話やメールではなく直接断らなければいけない場面では、表情にも気を配りましょう。
前述の「残念ではございますが、お断り申しあげます。」
という言い回しを使っていても、表情が伴っていなければ感情は伝わりません。
断らなければならない事実があったとしても、相手の気分を良くするという意識が求められます。
【その5】最後に代替案や気遣いの言葉をプラス
断らなければならない理由にもよりますが、可能であれば代替案を提示すると良いでしょう。
また、言葉が多くなり過ぎない程度に、自分の気持ちを付け加えるという工夫も非常に大切です。
代替案をプラスするケース
代替案は「◯月◯日は難しいのですが、✕月✕日はいかがでしょうか？」
と、こちらから提示することで、相手への敬意を表現するため有効です。
本当に仕事を受けられないか、参加できないのかを検討したという背景も感じられ、相手の気を害してしまうことはないでしょう。
ただし、こちらから代替案を提示している以上は、相手とのアポイントはこなさなければなりません。
必要ないことが分かっているような場合には、過度な期待をさせないという気配りも必要です。
気遣いの言葉をプラスするケース
気遣いの言葉として相手を労うような表現を用いることで、新たなビジネスチャンスに繋げられます。
断らなければならない状況でも相手の働きに感謝する一言があるだけで、取引先や上司とのコミュニケーションにも違いが生まれます。
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【シーン別】相手を不快にさせない上手な断り方
仕事上での誘いを断る際に相手を不快にさせない表現について把握した後は、具体的な言い回しを確認していきましょう。
もちろん、自分なりの表現方法で構いませんが、いくつか候補を準備しておくことでどんなシチュエーションにも対応できるスキルを備えられるでしょう。
相手が取引先や社外関係者の場合
仕事の誘いの中でも、断り方が難しいと多くのビジネスマンが頭を抱えてしまうのが、取引先や社外関係者を相手にしたシーンです。
あまり深刻に考えすぎる必要はありませんが、断り方ひとつで仕事に影響してしまう可能性は否定できません。
相手の気持ちを配慮しながら、断るという意志を受け取ってもらえることを意識しましょう。
仕事の依頼や提案
取引先や社外関係者からの依頼を断る例文は以下の通りです。
- この度はご提案いただきありがとうございました。社内にて慎重に検討いたしました結果、大変恐縮ではございますが、辞退させていただきたく存じます。
取引先や社外関係者からの依頼を断る際には、断らせていただくといった明確な否定をしないことがポイントとなります。
食事・飲み会・接待の誘い
同じ取引先や社外関係者からの誘いでも、食事や飲み会の誘いに対する断り方は違った表現を用います。
典型的な例文は以下のとおりです。
- この度はお声がけいただきありがとうございます。せっかくのお誘いですが、あいにく予定が立て込んでいるため、お気持ちだけ頂戴致したく思います。
食事や飲み会、接待の誘いに対しては理由を明確にしすぎないことがポイントとなります。
また、少し距離感の近い間柄であれば、フランクな言い回しでも許されるでしょう。
相手が社内の上司や先輩の場合
社外の取引先よりも距離が近く、誘いの多い社内の上司や先輩からの誘いに対しても適切な断り方があります。
売上などの実績に直接関わる訳ではありませんが、社内のコミュニケーションに気を配ることも社会人としてのマナーと言えます。
食事や飲み会の誘い
食事や飲み会の誘いに関しては、また誘いたいと思ってもらうことが重要です。
以下の例文がそんな親しみを持ってもらえる断り方のテンプレートとなります。
- 今回はお声がけいただきありがとうございます。恐れ入りますが、どうしても外せない用事がありご辞退させていただきたく思います。
飲みの席でのお酒の勧め
飲み会中のお酒の勧めに対しては、体調が気になるという言い回しを用いるのがベターです。
例文は以下の通りです。
- 最近体調が気になるので、お酒は控えさせていただきます。
親睦会などのシーンでは翌日の予定といった仕事を連想させる断り方がタブーになることもあり、その場に合わせた断り方が求められます。
あらゆるシーンで役立つフレーズ
ビジネスシーンでは相手の気持ちを推し量ることだけでなく、自分の都合を優先しなければならないこともあります。
そんな場面に対応するために、多くのシーンで活用できる断り方も身につけておきましょう。
相手の話を切り上げたい時
商談における相手方からの提案でも、途中で切り上げなければならないことがあります。
そのようなシーンでは次の予定を理由に切り上げてしまうと、自分都合と捉えられかねないため慎重に言葉を選ぶ必要があります。
そして、相手の話を切り上げなければならない場面では、以下のような例文を活用しましょう。
- 今回はご提案に対する回答はお時間をいただいてもよろしいでしょうか？社内で検討させていただき、次回お答え致します。
理不尽な要求を受けた時
理不尽な要求をされるというシーンでは、誰もがイラッとしてしまいがちです。
しかし、このような場面では社会人のマナーとして相手の感情を客観視する能力が求めます。
理不尽な要求をされたシーンで活用できる例文は以下のとおりです。
- こちらの気が利かず、申し訳ありませんでした。社内で検討し、回答させていただきます。
相手の要求に対して真正面から否定してしまうと心情を損ねかねないため、ますは受け止めることがポイントとなります。
異性にデートに誘われた時
相手との関係性にもよりますがビジネスに関係ない異性から誘いは、断り方を練習する良い機会です。
下記の例文を用いて、気分を害さないように断りましょう。
- 連絡ありがとうございます。ちょっと予定が立て込んでて、◯日なら空いてますがどうですか？一見断っていないように見えますが、あえて相手が対応できない日を指定することで間接的な断り方に仕上げられます。
また、ビジネスに影響するような間柄であれば、シンプルにお互いにメリットがないことを表現して構いません。
仕事は仕事で一生懸命やりたいという意向を伝え、少なからず影響してしまうことを恐れているという表現でやんわりと断りましょう。
断っても引き下がらない相手には…
ビジネスシーンでは断っているにも関わらず、引き下がってくれない場合があります。
そんなシチュエーションに対応するための備えもしておきましょう。
引き受けた場合のデメリットを伝える
断っても引き下がってくれない相手に、その意向を伝えるための1つ目の対策がデメリットを伝えることです。
ただし、相手とのコミュニケーションは多めに取っておくことがコツとなるため、唐突にデメリットだけを伝えることのないように注意しましょう。
話をしっかり聞いてくれる人と認識された上で、相手の迷惑になってしまうなどのデメリットを伝えられれば納得してくれるはずです。
依頼内容に驚いたことを伝える
相手に驚く提案をしていると感じさせることも、正しく断るテクニックです。
想定の範囲内だったとしても納期が全く足りていない、金額が高すぎるといった驚きを感じているほどの提案をしていることに気づいてもらいましょう。
驚きを表現することで、提案自体が変わる可能性が生まれてきます。
依頼や申し出に困っていることを伝える
急な申し出に対しては、回答に困っていることを伝えるのも１つのテクニックです。
引き下がらない相手でも明確に回答できない様子を目の当たりにすることで、姿勢が変わるはずです。
まとめ
ビジネス上ではスパッと断るような場合でも次の依頼を受ける可能性を配慮し、相手の気持ちを推し量る姿勢が求められます。
相手の意向を汲み取った上で断るスキルを身につけることで、社会人としての評価にも違いが現れるでしょう。
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